企業檔案管理制度（某企業全套檔案管理相關制度）
檔案借閱管理制度
為了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：
一、本單位各部門借閱檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標準辦理借閱手續。
二、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經單位有關部門領導簽字批準，方可查閱，不得抄錄或借出。
三、機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標準》中的要求辦理。
四、查閱各門類檔案應在閱覽室內進行，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經部門負責人批準，但借出時間不得超過一周，不得轉借他人。需繼續使用者要辦續借手續，確保檔案的完整與安全。
五、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。
六、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現行責任。
檔案庫房管理制度
為做好檔案史料的科學管理，保證檔案的齊全、完整和安全，最大限度地延長檔案壽命，特制定檔案庫房保管制度。
一、檔案庫房是檔案史料保護和貯存的重要基地，是提供利用檔案的中心，除領導批準外，非本室工作人員不得入內。
二、保管檔案必須有專用庫房，并設專人負責管理。庫房內應采取有效的防護措施，保證檔案安全。
三、檔案進出庫房，要建立嚴格的登記制度，包括檔案收進入庫，庫存檔案調出室外及日常的調閱、歸還。
四、檔案庫房應設有防盜、防火、防潮、百思特網防塵、防蟲、防鼠、防有害生物、防水、防高溫、防強光的措施。
五、對新接收入庫檔案要嚴格檢查，對有蟲蛀、發霉及其他問題的檔案須經科學處理后方可入庫。
六、庫房內安置溫濕度計，每周定時測記。庫房的溫度應控制在14～24℃之間，相對濕度應控制在45～60％之間。
七、庫房內應定期打掃保持清潔，每月打掃一次衛生（特殊情況隨時打掃），不得堆放與檔案無關的物品。
八、每天下班前，應關閉庫房門窗，切斷水、電源，確保檔案安全。
九、庫房管理人員更換時，交接雙方須當面清點檔案，辦理交接簽字手續。
十、定期對庫房進行檢查，每半年檢查一次庫房設施、案卷數量和案卷排列、損壞情況等并做好記錄，發現問題及時采取措施。
檔案保密制度
為確保檔案中公司機密的安全，根據國家《保密法》和《檔案法》及公司有關法規，特制定如下制度。
一、檔案工作人員必須嚴格遵守公司有關保密工作的規定、制度。遵紀守法，維護公司機密。
二、嚴格按照檔案文件密級劃分范圍。采取保密措施，對不同密級范圍的檔案采取相應的保管措施和借閱制度。
三、對檔案內容不該說的絕對不說；不該借閱的，絕對不借閱；不該泄露的，絕對不泄露；不該抄錄、復印的，絕對不抄錄、復印復制。
四、在公共場所、私人信件、普通電話、家庭、子女、親友的談話中不談論機密檔案的內容。
五、凡機密檔案資料，按“機密”資料處理，不得隨意外借和復印。
六、發現泄密、失密情況，應及時報告領導，查明情況嚴肅處理。
檔案管理規定
第一章 總則
第一條 為加公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權益，特制定本規定。
第二條 本規定所稱的檔案是指過去和現在的公司各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第三條 公司及各部門、員工有保護檔案的義務。
第四條 檔案工作實行統一領導，分級保管、分級查閱的原則，進行網絡化管理。
第二章 檔案機構及其職責
第五條 公司各部門指定專人負責檔案管理工作（即資料員）。
第六條 檔案工作由公司總經理統一領導，辦公室負責接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由辦公室保管的檔案和提供其利用工作，并監督各部門、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作。
第七條 辦公室應逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學手段，逐步實現檔案管理現代化。
第三章 檔案的管理
第八條 整理辦法
1.方法：以問題特征為主，立小卷，一事一卷。
2.步驟：
A.收集
l 文書檔案：當年立前一年的卷，并預立當年的卷。
l 企業科技檔案類：立竣工工程卷，未竣工工程資料整理成冊。
B.整理 根據類別和成立時間整理。
C.分類 根據下述分類方法分類。
D.立卷 區分不同利用價值，確定保管期限：永久、長期、短期。
第九條 過程管理
1.屬于公司保管的檔案：公司及各下屬子公司的各部門的資料員做好平時文件的預立卷工作，并在事件結束后或在每季頭一個月的10日前將上季需歸檔的預立卷的文件整理成冊移交辦公室保管，任何人不得據為己有。
2.由部門保管的檔案：在每季頭一個月10日前匯編成冊上報辦公室，各分級保管者在每年的2月10日前將檔案總目錄、預立卷材料的目錄交辦公室。
第十條 監督
辦公室根據各部門和各部門上報的檔案總目錄、預立卷材料的目錄，進行定期或不定期的檢查，來監督各部門及各部門檔案的管理工作百思特網。
第十一條 銷毀
須報總經理批準，銷毀時應有兩人以上負責監銷，并在清單上簽字。
第十二條 公司檔案的分類及編號
指定資料員經辦公室培訓后，按有關檔案分類及編號要求操作。
第十三條 在業務中對外簽署的各種經濟合同按《合同管理規定》處理。
第十四條 借閱
因公司需要借閱文檔的，應填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續，經辦公室核準后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。
第十五條 分級查閱
具體的查閱分檔，公司擁有絕對的制定權。
第四章 檔案備份制度
第十六條 公司所有有價值的文件、報表、業務記錄等必須備份。
第十七條 各部門應盡量采用電腦管理和工作，便于業務資料的數字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案，按《計算機管理辦法》管理。
第十八條 備份盤與原盤應分開存放，公司的備份盤應在公司外保存。
第五章 處理條例
第十九條 有下列行為之一，據情節輕重，給予50～500元扣薪處理，若構成犯罪依法追究刑事責任：
1.毀損、丟失或擅自銷毀企業檔案
2.擅自向外界提供、抄摘企業檔案
3.涂改、偽造檔案
4.未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者
5.未按手續就借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）
第六章 責任
第二十一條 本制度適用于公司各員工各部門。
第二十二條 本制度監督責任部門為公司辦公室，第一責任人為各部門指定的資料員；第二責任人為資料員所在部門的部門主管。
員工檔案封面
員工檔案目錄表
員工檔案借閱審批表
注：1.借閱內部資料需檔案所屬部門領導批準
（1）借閱秘密、機密資料：科研檔案需檔案所屬部門、科技處、保密辦批準；文書檔案需檔案所屬部門及保密辦批準。
（2）借閱絕密資料：科研檔案需檔案所屬部門、科技處、保密辦和所領導批準；文書檔案需檔案所屬部門、保密辦和所領導批準。
2.使用方式：(1)查閱 (2)摘抄 (3)索取 （4）復印 (5)攜帶出差
3.使用后請填寫檔案利用效果記錄卡（綜合檔案室主頁下載）
員工檔案調閱單
檔案利用效果記錄卡
企業歸檔案卷記錄表
檔案檢索及機房管理制度
一、非本部門人員，未經允許不得隨意進入檢索及機房，更不得擅自操作機器。
二、嚴禁在檢索及機房內抽煙、吃食物，保持機房清潔衛生。
三、凡需輸入數據、打印材料或復制材料、拷貝程序等須經領導同意，統一安排。不得私自代人打印、復制材料等。原有程序數據不得隨意百思特網修改。
四、機房溫度應控制在18～28℃之間，高于30℃或低于15℃應停機。
五、愛護機器，注意保養，嚴格操作規程使用機器。
六、做好安全、防火工作，機房內嚴禁存放易燃、易爆、易腐蝕物品。下班時要關閉機器，切斷電源，關好門窗。
檔案鑒定、銷毀制度
鑒定檔案的保存價值既是一項科學性、實用性很強的工作，也是一項繁重而細致的工作。檔案部門應根據國家及公司有關規定，定期對已滿保管期限的檔案進行鑒定、銷毀。在檔案鑒定工作中，根據企業的實際狀況，嚴格執行檔案鑒定原則和有關政策。
一、以公司有關各類檔案的《檔案保管期限表》為依據，由檔案部門制定《檔案材料鑒定銷毀計劃》，報上級主管部門領導簽字批準。
二、組成檔案鑒定工作小組，由公司領導、檔案所屬部門領導、檔案部門和各科室人員組成。
三、鑒定方法為直接鑒定法，即以一個年度和一個項目的成套檔案材料為基礎，按照分工，逐個案卷、逐份文件材料進行鑒定，對到期檔案提出銷毀或延長保管期限的意見（需延長保管期限的檔案必須拆卷重新組卷），并分類登記編造銷毀清冊。
四、銷毀清冊上必須有檔案清理經辦人、檔案室負責人及公司領導及部門主管的簽字。
五、銷毀檔案應派兩名以上人員監督，并在“檔案銷毀清冊”上簽字。
六、未經審批，任何人不得私自銷毀檔案材料。
檔案統計制度
一、充分認識檔案統計工作的重要性，確定專人負責統計。要認真負責地按時、按規定、準確無誤地完成統計報表的填報工作。
二、建立健全統計臺賬，掌握檔案的收進、整理、利用、移出、鑒定、銷毀檔案以及其他各種情況數據。
三、對統計數字進行綜合分析，找出存在的問題，提出改進措施。
四、各類檔案的統計數據由分管各類檔案工作的專員提供，交專人統計填報。
五、統計報表一般每年進行一次，年終進行總的統計。
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