在每個數據分析中，將分析過程和結果寫入一個易于理解的報告是最后一步，對某些人來說，這也是最難的一步。
技術報告的目的是傳遞信息。然而，技術信息很難理解，因為它不僅復雜，而且不容易理解。通過將數學焦慮融入流行的觀點，即一切都可以通過統計得到證實，你可以理解為什么制作數據分析報告是一個挑戰。
不應該假設一個人有能力寫有效的數據分析報告。這不同于為課堂作業寫一份只有教師才能閱讀的項目報告。
可以肯定的是，如果你沒有參加過與撰寫數據分析報告相關的大學課程或職業發展課程，沒有接受過相關的工作指導，也沒有做過獨立閱讀，那么你需要學習一些撰寫技術報告的知識。
寫報告就像其他技能一樣，只有通過學習特定的過程和不斷練習才能提高。這里有四件事你可以試著提高你的技能。
理解他人對技術寫作的理解。有數百萬個網站與“統計分析報告”和“技術寫作”相關。閱讀相關書籍或指導手冊，并通過雅虎加入相關在線團體！谷歌或領英。像在學校一樣，讓自己沉浸在這個話題中。
理解批評：在你的職業生涯中，你會給出或收到許多關于技術報告的批評。并非所有的批評都有相同的價值。首先，你需要考慮誰在批評。一些批評家從來沒有寫過數據分析報告，甚至有些人從來沒有分析過數據。然而，如果這位批評家是買單的人，你最好想辦法承受。如果你給予批評，你需要學會如何給予建設性的批評。我們應該尊重報告作者對寫作結構和形式的判斷，除非報告太糟糕。關注內容。做一個友好的人。
下載案例：在互聯網上尋找數據分析報告的例子(提示：搜索時添加“pdf”和“下載”可能會有幫助)。請評論這些例子。這些報道的受眾是誰？信息是什么？每份報告的優點和缺點是什么？你認為哪些報道是好例子？當你將來工作的時候，他們會做你想做的工作？
找一個適合你的。當你在網上尋找與技術寫作相關的建議或者學習由知識淵博的教師提供的課程時，你會聽到一些不同的意見。每個人都會提到聽眾和內容，但大多數人對報告的結構、寫作風格和寫作方式都有限制。如果專家告訴你做的事情感覺不對，忽略它。只要確保你最終選擇的方法適合你和將要閱讀你的報告的聽眾。
如果你已經完成了以上四點，那么這只是一個練習的問題。你會從你寫的每份報告中學到一些東西。如果您不熟悉數據分析報告的編寫過程，可以考慮學習以下六個內容。
首先，明確內容
從你最了解的開始。寫數據分析報告時，你最了解的應該是你分析的統計數據、你畫的圖形和你建立的模型。
您應該能夠描述您如何呈現一般特征，如何生成這些數據或提供這些數據的來源，您在探索性分析中發現了什么問題，您如何處理這些數據，您如何處理異常數據，應用了什么轉換方法，您如何處理缺失和重復的數據，以及您如何處理違反假設和無關緊要的結果的情況。
接下來，你需要決定什么是重要的，什么對報告的讀者是重要的。因為除非你寫的報告是給你的大學教授或同齡的數據分析專家的，否則你肯定會認為沒人想聽你告訴我你是如何解決各種問題的，你使用了什么技能，或者你在分析數據時有多努力。沒人在乎你的結果是來自電子表格還是用R語言編寫的程序。
一旦你整理好你需要的信息，寫一份這份報告的概述，這樣你就知道你想寫什么了。這樣做可以幫助你不偏離主線。您的摘要可以選擇以下三種形式之一：
1.行動綱要
執行摘要是為決策者或那些沒有足夠時間或耐心閱讀400字以上文章的人準備的。將你的總結縮短到一頁以內，不要使用任何術語，只提供決策者需要的結果信息，并能幫助他采取適當的行動(即，你想要傳達的信息)。
2.摘要
總之，它是針對大多數讀者的，不管他們是否會閱讀這份報告。摘要是報告的節略版，重點是你想要傳達的信息。一般內容不應超過幾頁。
3.摘要
它針對的是同行業的人和其他能夠理解數據分析的人。總結通常不超過一頁，它總結了你所做的所有重要工作，從定義整體到評估效果。摘要通常用于學術論文的寫作。一旦你知道你的讀者是誰，你就可以重寫概述來吸引讀者的注意力。
第二，理解讀者
每一篇教你自己寫的文章都會首先告訴讀者要考慮寫報告的讀者。即便如此，也許很少有作者真正做到這一點。
在統計分析中，你通常開始考慮那些你想要推斷的人群的特征。同樣，當你開始寫一份分析報告時，你通常會開始考慮你想與之交流的讀者的特點。
你必須考慮將要閱讀你的報告的讀者的這些特征：誰，什么，為什么，在哪里，什么時候和如何。關于讀者，這里有一些你需要考慮的事情。
1.誰
讀者通常由他在報告中的角色來定義。一些讀者會用這份報告來做決定。一些讀者將通過這份報告了解到新的信息。其他人將根據他們已經知道的情況對報告進行評論。因此，統計報告的讀者通常被定義為決策者、股東(利益相關者)、批評家或對報告感興趣的個人。
有些報告只能由一個人閱讀，但大多數報告有許多讀者。各行各業的人都有可能讀到你的報告。因此，將會有初級、中級甚至更多不同層次的讀者參與閱讀。這是有問題的，因為你不能取悅每個人。因此，通過定位你的讀者，首先要關注那些接收你信息的最重要的讀者，然后關注最大的讀者群。
2.什么
一旦你知道你的報告的目標受眾是誰，你就應該試著了解他們的特點。對于一個技術報告作者來說，最重要的特征可能是讀者對報告主題和報告中描述的統計技術的理解。您可能無法改變讀者對報告主題的知識儲備，但您可以通過調整統計信息的呈現方式來幫助讀者理解內容。例如，數據分析師可能會遇到的讀者類型包括：
(1)數學恐懼
害怕數字，但可能愿意理解概念。不要使用任何統計術語。不要呈現公式。使用盡可能少的數字。例如，將50%左右的百分比替換為“大約一半”。那些額外的精確度對那些害怕數學的人來說并不重要。
(2)游客
了解一些知識并感興趣。穩住。只需使用定義明確的基本術語。你可以使用數字，但不要在表格中使用太多。將數值轉換為證書，以確保您不會暗示錯誤的準確性。偶爾堅持使用餅狀圖、條形圖或者散點圖，不要使用比這些更復雜的工具。不要使用任何公式。
(3)淋浴
知道的比你想的少，想表現出來。只要你定義了你的意思，你就可以使用術語。即使是喜歡炫耀的人也可能學到一些東西。同樣，也可以使用數字、統計圖和公式，只要你能清楚地解釋它們的含義。這樣的人可能在沒有指導的情況下得出不正確的結論。
讀者的特點為報告的長度、語調和風格提供了指導。
3.為什么
那些讀者是對你的報告非常感興趣還是只是好奇(如果他們不感興趣，那么他們就不是讀者)？對自己誠實。為什么其他人會對閱讀你的報告感興趣？你認為誰是你的目標讀者？他們會怎么處理你的發現？他們會學到有用的信息嗎？他們會做出決定還是采取行動？這對他們來說是非常重要的事情，還是他們必須注意？
4.在哪里
這份報告的讀者是一個有限的群體，比如一個組織的分析，還是任何人都可以閱讀？這份報告是針對組織中的高層還是普通人(即自下而上還是自上而下)？無論是在個人層面還是在組織層面，對此報告的安全性或保密性是否有任何顧慮？
5.當.的時候
讀者什么時候需要看你的報告？在發布報告之前，誰必須審查報告，需要多長時間？截止日期不能改變嗎？你還有多長時間寫這份報告？有足夠的時間讓你清楚地思考你需要寫什么嗎？您是否有時間進行必要的額外分析，以填補報告大綱中的空白？當你花兩倍的時間寫報告時，你會生氣嗎？
這里有一些你應該記住的建議。永遠不要，永遠不要，永遠不要提交一份你還沒有完成或者還沒有編輯好的報告草稿。我告訴自己，我寫的每份報告都應該遵守這條規則。不幸的是，像大多數人一樣，我不聽我說的話。
最后，你應該考慮如何呈現這份報告，這樣讀者可以從中獲得最多的信息。這里有五件事需要考慮。
組裝：您的報告將如何組裝(即，組裝成可分發的產品)？它會是一份簡短的書信報告、一份綜合報告、一篇博客或在線文章、一篇專業期刊文章、一份權威報告，還是你的報告會成為其他文件的一部分？
格式：您的報告將以電子文檔還是紙質文檔的形式分發？如果以電子方式分發，能否在互聯網上獲得？它可以編輯嗎？它會限制任何形式的訪問嗎，比如密碼？
外觀：該報告只能以黑白形式呈現，還是可以使用彩色內容？圖表和單詞的比例是多少？這份報告是非常傳統的還是華麗的，就像營銷手冊一樣？報告中會有一個1117英寸的折疊頁面，還是會有一個巨大的像地圖一樣的插入頁面？
第三，明確方法
從高中開始，你就被告知在寫作前要起草一份大綱，還要寫一份分析報告。然而，根據你的聽眾的特點和期望，你可以選擇許多可能的大綱。你首先要決定的是報告的最終建議是什么。
你的報告就像政府部門的行政簡報(不要混淆法律簡報)、信函報告、總結報告、綜合報告、網絡文章或博客、專業期刊文章或白皮書等。每份報告都有自己的受眾類型、內容和風格。
寫報告就像旅行。信息是你想要傳遞給最終目標受眾的資產。報告的建議是提供信息的工具。現在，你需要一張地圖來知道如何到達你的目的地——也就是說，提供。
正如地圖上有不止一條可能的路線一樣，也有幾種可能的大綱策略可用于準備報告。
1.跟蹤數據的方法
如果您有一個非常結構化的數據分析，您可以按順序報告每個數據片段。調查通常屬于這一類。這種方法使編寫報告變得容易，因為報告的各個部分可以在按照原始順序重新組裝之前被分離并分發給其他人。缺點是這種方法通常不能給出全面的結果。讀者只能自己思考這一切意味著什么。
2.講故事的方法
這種方法認為閱讀統計報告不應該像割草一樣無聊。相反，你應該引導讀者的好奇心，就像解開神秘謀殺案的謎團一樣。你一點一點地提供線索，但是當所有的線索放在一起時，你給出的結論是非常合理的。這幾乎與上述“跟蹤數據的方法”相反。
在講故事的方法上，報告從最簡單的數據分析開始，逐漸過渡到精彩的高潮——分析的結論。與結論無關的分析將被省略。通常，在報告過程中會有一些弧線。例如，前面介紹的分析結果將在后面的章節中重復，以展示它如何支持整個故事。
圖表在這種方法中非常重要。大綱更像是一個故事的概述。對于每一個文本頁面，圖表可能會占據一半以上。講故事的報告通常比其他報告要花更長的時間，但是如果你的讀者有耐心閱讀它們，結果會更深刻(也就是說，不要試圖把故事告訴路人)。
所以，確保你有一個合適的大綱，但不要讓它限制你。在構建大綱時，盡量平衡各部分，以便讀者可以有周期性的休息。然而，在每個部分中，該部分的長度應該與其重要性相對應。
*本文轉載自公開號：中國統計網
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